Collection et classement
Examiner volume, ordre et cohérence avec les gestionnaires. Formats et traitements particuliers sont identifiés séparément.
Bibliothèques et archives
La collection déménage.
Sa cohérence compte.
Livres, dossiers et séries d’archives doivent rester repérables. VM360° relie inventaire, étiquetage et ordre de placement à la préparation logistique.
Kurt Van Synghel coordonne gestionnaires de collections, responsables des bâtiments et prestataires. Avec une attention à la structure, à la manutention et à la consultation.
Le gestionnaire de collection, partenaire essentiel
Le classement existant est le point de départ.
Série d’archives, domaine ou dépôt possède sa propre structure. Nous préparons sa traduction sur le nouveau site et les exceptions à traiter. Tous travaillent ainsi selon les mêmes accords de placement.
Gestion des collectionsFacility et bâtimentsUtilisateurs et servicesPrestataires et spécialistes
Préparer la précision
Six composantes du transfert d’une collection.
Étiquetage et traçabilité
Relier emplacement d’origine, contenant de transport et destination par une identification convenue.
Rayonnages et destinations
Coordonner numérotation, place disponible et ordre de rangement avant le transfert.
Itinéraires et manutention
Examiner passages, ascenseurs et protections avec les prestataires. Les pièces fragiles demandent des spécialistes.
Consultation et accès
Adapter phases et restrictions temporaires aux utilisateurs, services et règles d’accès.
Contrôle et transfert
Définir avec le client sondages, contrôles de placement et suivi des écarts.
De l’inventaire à la consultation
Une approche par phases délimitées.
Analyse
Identifier volume, classement, rayonnages et accessibilité.
En savoir plus →Préparation
Coordonner étiquetage, destinations, préparation et ordre des opérations.
En savoir plus →Exécution
Suivre l’avancement et les contrôles convenus avec les équipes.
En savoir plus →Transfert
Évaluer placement et points restants et convenir du suivi.
En savoir plus →Étiquetage et plan de placement
Chaque contenant reçoit une destination claire.
L’identification suit la collection et le moyen de transport retenu. Le lien entre origine, série et destination est défini au préalable et expliqué aux intervenants.
Si l’implantation change, nous préparons avec les gestionnaires la correspondance avec les nouveaux rayonnages. Les ambiguïtés sont résolues avant le transfert concerné.
Emplacement d’origine
Conserver numérotation et ordre existants comme référence identifiable.
Contenant de transport
Une identification unique et un enregistrement convenu relient contenu et destination.
Nouveau site
Identifier rayonnages et étagères et contrôler l’ordre prévu.
Concrètement pour votre équipe projet
Une vue utilisable à chaque transfert.
Le niveau d’inventaire et d’enregistrement est convenu en amont. Les systèmes existants et l’expertise des gestionnaires forment une base importante.
- ✓Un volume de collection délimité et une vue des exceptions
- ✓Une stratégie d’étiquetage des origines et destinations
- ✓Un phasage par dépôt, étage, domaine ou série
- ✓Des consignes de manutention et de placement
- ✓Un plan de contrôle avec sondages et signalements convenus
- ✓Une vue des écarts, actions et accords de transfert
Disponibilité pendant la transition
La consultation demande ses propres accords.
Nous précisons les parties à garder disponibles et les restrictions possibles. L’organisation définit l’information des utilisateurs et le traitement des demandes urgentes.
Pour les dossiers confidentiels, accès, emballage, stockage et transfert sont convenus avec les gestionnaires responsables.
Préparer l’utilisation
La destination et le contrôle font partie du projet.
Locaux prêts
Faire confirmer rayonnages, accès et conditions ambiantes convenues par les services responsables.
Building Readiness →Suivre le placement
Utiliser les contrôles et sondages convenus pour consigner les écarts et suivre les corrections.
Consigner le transfert
Évaluer avec le client les parties transférées et les actions nécessitant encore un responsable.
Suivi et évaluation →Questions fréquentes
Une partie de la collection peut-elle rester consultable ?
Nous examinons avec les gestionnaires le phasage et les restrictions nécessaires. Disponibilité et communication sont convenues au préalable.
Utilisez-vous notre classement existant ?
Il constitue la base. Nous adaptons étiquetage et destinations à votre ordre et convenons ensemble des changements.
Et si les nouveaux rayonnages sont différents ?
Nous préparons un plan de placement avec les gestionnaires afin de clarifier les correspondances avant l’exécution.
Qui manipule les pièces patrimoniales fragiles ?
Le gestionnaire et les spécialistes adaptés définissent le traitement. Les prestataires convenus exécutent ; VM360° coordonne l’ensemble.
Accompagnez-vous les transferts internes d’archives ?
Oui. Un autre étage, dépôt ou stockage temporaire peut aussi demander une préparation. La mission suit l’ampleur et la complexité.
Votre collection comme point de départ
Préparez le transfert avec vos gestionnaires.
Discutez avec Kurt Van Synghel de la structure et de l’accompagnement nécessaires.
Faisons connaissance →