Werkplekken & inrichting
Inventaris, bestemmingsplannen en inrichting afstemmen met facility en, waar betrokken, de interieurarchitect. Ook gedeelde werkplekken en vergaderruimtes krijgen aandacht.
Kantoren
Een nieuwe werkplek.
Een voorbereide organisatie.
Een kantoorverhuizing brengt werkplekken, ICT, archieven en medewerkers samen. VM360° begeleidt de voorbereiding en coördinatie, met de eerste werkdag als belangrijk uitgangspunt.
Kurt Van Synghel verbindt uw interne teams, interieurarchitect en leveranciers rond één planning. Van een interne herschikking tot de overgang naar een nieuwe locatie.
Vertrekken vanuit uw werking
De dagelijkse dienstverlening bepaalt mee de aanpak.
We bespreken welke teams beschikbaar moeten blijven, welke tijdvensters bruikbaar zijn en welke afhankelijkheden de overgang beïnvloeden. Een verhuis per afdeling, in één beweging of buiten de gebruikelijke werkuren wordt afgewogen op haalbaarheid, kosten en impact.
Medewerkers & managementFacility & interieurarchitectICT & techniekVerhuispartners & leveranciers
Samen voorbereiden
Zes onderdelen van een kantoorverhuis.
ICT & telefonie
De planning van netwerk, wifi, schermen, dockingstations, printers en telefonie afstemmen met de verantwoordelijke ICT-teams.
Medewerkers & instructies
Heldere informatie over wat verandert, wie inpakt, hoe labeling werkt en waar medewerkers met vragen terechtkunnen.
Archieven & vertrouwelijkheid
Volgorde, bestemming, toegang en eventuele tijdelijke opslag vastleggen met de betrokken diensten.
Toegang & ontvangst
Badges, bewegwijzering, bezoekersroutes en de beschikbaarheid van ontvangstruimtes opnemen in de voorbereiding.
Hergebruik & oude locatie
Bepalen welk meubilair meegaat, elders bruikbaar is of een andere bestemming krijgt, met aandacht voor de oplevering van de oude locatie.
Van eerste analyse tot nazorg
Een heldere aanpak voor uw organisatie.
Inzicht & keuzes
Scope, inventaris, bestemmingen en scenario’s vormen de basis voor planning en kostenraming.
Lees meer →Voorbereiding
We stemmen inrichting, gebouwgereedheid, ICT en leveranciers op de verhuisfasen af.
Lees meer →Uitvoering
We begeleiden de afstemming op locatie en volgen voortgang, afwijkingen en afspraken op.
Lees meer →Ingebruikname
We organiseren terugkoppeling, restpunten en de afgesproken ondersteuning bij de opstart.
Lees meer →Medewerkers meenemen
Iedereen weet wat er verwacht wordt.
Een andere verdieping, een nieuwe indeling of gedeelde werkplekken vragen uitleg. We stemmen de communicatie af met uw organisatie en vertalen afspraken naar praktische verhuisinstructies.
Wie verpakt persoonlijke spullen? Wat gebeurt er met beeldschermen? Welke labels worden gebruikt? Medewerkers krijgen tijdig dezelfde actuele informatie.
Communicatie & verhuisinstructies →Voor de verhuis
Planning, inpakinstructies, opruimacties, labeling en bestemmingen delen met de betrokken teams.
Tijdens de overgang
Wijzigingen, bereikbaarheid en contactpersonen duidelijk communiceren.
Op de eerste werkdag
Wegwijs maken, praktische vragen opvangen en meldingen doorgeleiden naar de verantwoordelijke diensten.
Concreet voor uw projectteam
Overzicht van voorbereiding tot overdracht.
De begeleiding en documenten worden afgestemd op uw omvang, interne capaciteit en projectfase. U behoudt de besluitvorming; VM360° bereidt keuzes voor en volgt afspraken op.
- ✓Een inventaris met bestemmingen en keuzes rond hergebruik
- ✓Een planning met afdelingen, tijdvensters en afhankelijkheden
- ✓Een budgetraming met scope en aannames
- ✓Een rolverdeling en afstemming met uitvoerende partners
- ✓Verhuisinstructies, labeling en praktische communicatie
- ✓Een overzicht van gereedheidsvoorwaarden en restpunten
Building Readiness
Is uw kantoor klaar voor de eerste werkdag?
We volgen met de betrokken verantwoordelijken op of werkplekken, toegang, verlichting, klimaatregeling, ICT en vergaderruimtes volgens afspraak beschikbaar zijn. Openstaande punten worden zichtbaar gemaakt vóór de beslissing over ingebruikname.
Technische testen en bevestigingen komen van de bevoegde diensten en leveranciers. VM360° brengt hun terugkoppeling samen in de projectopvolging.
Veelgestelde vragen
Kan de verhuis buiten de kantooruren plaatsvinden?
Dat kan een scenario zijn. We beoordelen de beschikbaarheid van leveranciers en interne teams, gebouwtoegang, kosten en tijd voor controles vóór de volgende werkdag.
Werken jullie samen met onze interieurarchitect?
Ja. We stemmen bestemmingsplannen, meubilair, inrichting en beschikbaarheid van ruimtes af met de betrokken ontwerpers en leveranciers. Zo sluiten inrichting en verhuisplanning op elkaar aan.
Voert VM360° de ICT-verhuis zelf uit?
De technische uitvoering gebeurt door uw ICT-dienst of gespecialiseerde partners. VM360° stemt hun taken en planning af op de overige verhuiswerkzaamheden.
Wat gebeurt er met vertrouwelijke dossiers?
Met de verantwoordelijke diensten leggen we afspraken vast over verpakking, toegang, bestemming en eventuele tijdelijke opslag. Ook de keuze om dossiers te behouden of te laten vernietigen wordt vooraf besproken.
Begeleiden jullie ook interne verhuisbewegingen?
Ja. Ook een verhuis tussen verdiepingen of een herschikking van werkplekken vraagt afstemming. De begeleiding wordt aangepast aan de impact en de beschikbare interne capaciteit.
Uw kantoorverhuis voorbereiden
Maak de overgang duidelijk voor uw teams.
Bespreek met Kurt Van Synghel welke ondersteuning uw organisatie nodig heeft.
Plan een kennismaking →