Fixez la situation de référence
Un périmètre clair précise sites, biens, prestations, calendrier et exclusions. Sans bases communes, il est difficile de distinguer changement et mission initiale.
Enregistrez la demande avant l’accord
Décrivez demande, motif, auteur et délai de décision. Indiquez l’accord initial affecté. Une demande sur le terrain n’autorise pas encore des prestations supplémentaires.
Examinez les liens
Consultez équipes et fournisseurs sur conséquences et alternatives. Rendez les incertitudes visibles au lieu de présenter une estimation incomplète comme certaine.
- Planning : travaux ou décisions sont-ils décalés ?
- Coûts : faut-il davantage de personnes, moyens ou prestations ?
- Continuité : quels utilisateurs ou processus sont affectés ?
- Sécurité et préparation : faut-il réévaluer les conditions ?
- Partenaires : qui doit adapter sa préparation ou ses moyens ?
Faites décider le bon responsable
Soumettez proposition, conséquences et alternatives selon les pouvoirs convenus. Consignez approbation, refus ou report, conditions éventuelles et responsable du suivi.
Actualisez documents et communication
Après décision, planning, périmètre, budget et consignes doivent être cohérents. Informez les parties des changements précis. Clôturez après le suivi des actions convenues.
Exemple illustratif
Une situation possible dans un projet
Peu avant le transfert, un service demande d’ajouter des archives. L’équipe examine volume, destination, contenants et temps. Le client décide ensuite d’intégrer la même phase ou un créneau distinct.
À discuter avec votre équipe
- Qu’est-ce qui change par rapport à la mission confirmée ?
- Qui a évalué l’impact ?
- Qui a le pouvoir de décision ?
- Documents et prestataires sont-ils à jour ?